Doel van deze procedure:

Het vastleggen of omschrijven van de handelingen met betrekking tot het opnemen van een vrijwilliger

Verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze procedure zijn:

• De ledenadministrateur
• De coördinatoren van de diverse sportafdelingen van de SGB
• Het bestuur

Start van deze procedure:

Deze procedure wordt van kracht als er op welke wijze dan ook een nieuwe vrijwilliger zich meldt.

Werkwijze voor nieuwe vrijwilligers:

• De vraag om vrijwilliger te kunnen worden kan in principe bij elke coördinator binnenkomen.
• De aankomend vrijwilliger wordt uitgenodigd om een proefperiode mee te maken.
• Indien het aspirant vrijwilliger wil blijven inzetten voor de SGB geeft de coördinator dit aan de ledenadministrateur door.
• Hij of zij krijgt van de coördinator een formulier aanmelding vrijwilliger, per e-mail of als formulier en een verzoek om een VOG. Met het verzoek dit zo spoedig mogelijk in te vullen.
• Het gaat er namelijk om dat een aankomend vrijwilliger gelijk of in ieder geval zo spoedig mogelijk verzekerd is
• Indien de vrijwilliger nog geen VOG-bezit krijgt hij of zij van de ledenadministrateur een link om een VOG aan te vragen.
• Als de ledenadministrateur dit ingevulde formulier tezamen met de VOG terugontvangen heeft wordt deze aanmelding in de bestuursvergadering besproken, waarna hij of zij als vrijwilliger wordt ingeschreven in de ledenadministratie.
• De ledenadministrateur stuurt de penningmeester het ingevulde formulier aanmelding vrijwilliger
• De penningmeester verwerkt de gegevens in zijn administratie.
• De penningmeester stuurt het betreffende formulier terug naar de ledenadministratie.

Formulieren

• De Ledenadministrateur is verantwoordelijk
  • Voor de juiste formulieren
  • Dat alle coördinatoren de juiste formulieren hebben
  • Voor het archiveren van de formulieren inclusief de VOG

Benodigdheden van de coördinatoren

• Formulier aanmelding vrijwilliger digitaal en op papier

Afkortingen

• VOG = Verklaring omtrent gedrag