Doel van deze procedure:

Het vastleggen of omschrijven van het beheer van de persoonsgegevens van leden en vrijwilligers van de SGB.

Verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze procedure zijn:

• Het bestuur
• De ledenadministrateur
• Penningmeester
• Secretaris
• Redactie clubblad
• De coördinatoren van de diverse sportafdelingen van de SGB

Start van deze procedure:

Deze procedure wordt van kracht als het bestuur deze procedure heeft goedgekeurd.

Werkwijze ledenadministrateur:

• Bij het inschrijven van een nieuw lid of vrijwilliger wordt een formulier ingevuld met daarop:
  • Naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • Telefoonnummer(s)
  • Geboortedatum
  • E-mailadres
  • Sportafdeling
  • Lichamelijke beperking
• De ledenadministrateur beheert deze formulieren digitaal en op papier en voorziet ze van een lidnummer/ vrijwilligersnummer.
• De ledenadministrateur beheert ook de bovenstaande gegevens digitaal en op papier van oud leden.
• De ledenadministrateur gebruikt de NAW-gegevens voor de etiketten voor clubbladen, de uitnodigingen voor jaarvergaderingen en vrijwilligersactiviteiten.

Werkwijze penningmeester:

• De penningmeester ontvangt na aanmelding van een nieuw lid of vrijwilliger het papieren formulier om het in zijn administratie te verwerken, waarna het papieren formulier weer naar de ledenadministrateur gaat.
• De penningmeester slaat ook de bankrekeningnummers op in verband met de contributiebetaling.

Werkwijze secretaris:

• De secretaris ontvangt de gegevens van de leden digitaal van de ledenadministrateur.
• De informatie wordt op verzoek van de secretaris enkele malen per jaar verzonden.

Werkwijze redactie clubblad:

• De redactie van het clubblad ontvangt digitaal van de ledenadministrateur de namen en e-mailadressen van de leden en vrijwilligers die het clubblad digitaal ontvangen.
• Deze Excelsheet wordt elke 3 maanden voorafgaand aan het verschijnen van het clubblad door ledenadministrateur verzonden aan de redactie.

Werkwijze coördinatoren van de diverse sportafdelingen:

• De coördinatoren ontvangen op verzoek digitaal de namen van de leden die aan die sport deelnemen met hun lichamelijke beperking.
• Deze lichamelijke beperking kan van belang zijn bij de sportuitoefening.
• De coördinatoren laten de leden en vrijwilligers van de sportafdeling de privacyverklaring tekenen.

Benodigdheden voor alle coördinatoren

• Privacyverklaring ondertekend door het lid of de vrijwilliger

Werkwijze bij een nee op de privacyverklaring

• Indien een lid of vrijwilliger geen akkoord op een van de gestelde vragen zal dit in de ledenadministratie opgenomen worden en zal de ledenadministrateur de betreffende coördinator hiervan in kennis stellen.
• Tevens zal met de wensen van de leden en vrijwilligers rekening gehouden bij het plaatsen van foto’s op website, in het clubblad, op de facebookpagina en bij propaganda