Doel van deze procedure:

Om ervoor te zorgen dat er duidelijkheid is omtrent vergoedingen

Uitgangspunt is:

• Eén vereniging en één kas
• Het bestuur beslist gezamenlijk over uitgaven die buiten de richtlijnen vallen
• Door een afdeling opgehaald geld kán gereserveerd worden voor die afdeling, maar de verantwoordelijkheid en het beheer blijft bij het bestuur

Verantwoordelijk voor het uitvoeren van deze procedure zijn:

• De penningmeester
• Het bestuur
• De coördinatoren van elke sport

Kosten voor de sporter

• Vervoer van en naar de training
• Vervoer van en naar de wedstrijden
• Kosten van het bijwonen van een sportdag
• Rolstoel en reparatie daarvan ( bij sommige onderdelen tijdelijk te gebruiken van de vereniging (Tstick?)
• Materiaal zoals hockeystick, zwemband, batjes er reparatie daarvan (bij sommige onderdelen tijdelijk te gebruiken van de vereniging)

Kosten voor de vereniging

• Bondscontributie en verzekeringen
• Kosten spelerspas
• Klein materiaal zoals balletjes, de coördinator is vrij om dit, tot een maximum bedrag van €100, aan te schaffen en te declareren
• Bekeuringen, mits de chauffeur een vrijwilliger is en niet grof nalatig is geweest
• Elk onderdeel mag 1 x per jaar een drankje op kosten van de vereniging drinken
• Bij afscheid van vrijwilliger ontvangst de vrijwilliger een bon van 5 euro per jaar, met een maximum van 100 euro
• Viering van een jubileum

Declaratiemogelijkheden

• Coördinator hockey ontvangt 2 x jaarlijks een onkostenvergoeding, hoogte vast te stellen in de bestuursvergadering
• Vrijwilligers en bestuursleden die buiten Goes wonen mogen reiskosten declareren à € 0.20 per kilometer,
• Dit geldt alleen voor trainingen
• Bestuursleden mogen telefoon-, porto- en printkosten en voorgeschoten kosten declareren, zo mogelijk met aanschaf bon, anders binnen het redelijke ( dit ter beoordeling van de penningmeester evt. in overleg met de andere bestuursleden)

Overige uitgaven

• Voor aanschaf van groot materiaal of een grote hoeveelheid materiaal wordt een wensenlijst ingediend bij de penningmeester, deze overlegt met het bestuur wat toegekend wordt
• Ditzelfde geldt voor het organiseren van iets extra’s door een van de onderdelen (viering van een jubileum, klein toernooi etc.)

Start van deze procedure:

Deze procedure wordt van kracht als het bestuur deze procedure heeft goedgekeurd.

Werkwijze

• Penningmeester: is verantwoordelijk voor het navolgen van deze richtlijn
• Bestuur: is verantwoordelijk voor het navolgen van deze richtlijn
• Coördinator: is verantwoordelijk voor het navolgen van deze richtlijn

Formulieren

• De penningmeester is verantwoordelijk voor
  • Het declaratieformulier
  • Dat alle coördinatoren de declaratieformulieren hebben
  • Het beoordelen en uitkeren van de declaratie

Benodigdheden voor de bestuursleden en de coördinatoren

• Declaratieformulier